영수증이 있다고 전부 비용으로 인정되는 것은 아닙니다
이 글도 세무 전문가의 설명이라기보다, 제가 사업을 하면서 느낀 것을 기록해 두는 글입니다.
저도 예전에는 비용처리를 단순하게 생각했습니다.
“영수증 있으면 되는 것 아닌가?”
그런데 사업을 하다 보니 영수증만으로는 부족한 경우가 있었습니다. 영수증은 돈을 썼다는 사실은 보여주지만, 그 돈이 회사 일을 위해 쓰였다는 설명까지 자동으로 해주지는 않았습니다.
그래서 이 글의 경험칙은 이것입니다.
영수증은 돈을 썼다는 증거일 뿐, 회사 비용이라는 설명은 따로 남겨야 합니다.
목차
- 처음에는 저도 영수증만 있으면 되는 줄 알았습니다
- 같은 식대라도 이유에 따라 달라집니다
- 사업자카드로 긁었다고 전부 회사 비용은 아닙니다
- 영수증 옆에 한 줄을 남기는 습관
- 사장님이 바로 써먹을 체크리스트
처음에는 저도 영수증만 있으면 되는 줄 알았습니다
사업을 하다 보면 카드 결제내역도 많고, 영수증도 많고, 세금계산서도 많습니다. 그러다 보니 어느 순간 이런 생각을 하게 됩니다.
“일단 영수증은 있으니까 괜찮겠지.”
그런데 나중에 다시 보면 영수증만으로는 설명이 안 되는 지출이 있습니다.
- 이 식당은 누구와 간 것인지
- 이 마트 결제는 회사 물품인지 개인 물품인지
- 이 온라인 쇼핑 결제는 어디에 쓴 것인지
- 이 주유비는 회사 업무 이동인지 개인 이동인지
그때 알았습니다.
영수증은 출발점이지, 끝이 아니었습니다.
영수증은 “돈을 썼다”는 것을 보여줍니다. 하지만 “회사 일 때문에 썼다”는 것은 별도로 설명되어야 합니다.
같은 식대라도 이유에 따라 달라집니다
예를 들어 10만 원짜리 식사 영수증이 있다고 해보겠습니다.
금액은 같습니다. 결제수단도 같습니다. 영수증도 있습니다.
그런데 그 식사가 무엇이었는지에 따라 이야기가 달라집니다.
- 거래처와 납품 미팅을 하면서 먹은 식사인지
- 직원들과 회식한 식사인지
- 대표님 가족과 먹은 식사인지
- 개인 일정 중에 먹은 식사인지
저는 여기서 중요한 기준을 하나 잡았습니다.
나중에 봤을 때 “왜 회사 돈으로 썼는지” 설명할 수 있어야 한다.
식대라면 누구와 먹었는지, 왜 만났는지 정도는 남겨두는 것이 좋습니다. 길게 쓸 필요는 없습니다.
- OO거래처 미팅
- 신규 거래처 제안 설명
- 직원 야근 식대
- 현장 방문 후 직원 식사
이 정도 한 줄이면 나중에 다시 봐도 이해가 됩니다.
사업자카드로 긁었다고 전부 회사 비용은 아닙니다
제가 특히 조심해야겠다고 느낀 부분은 사업자카드와 법인카드입니다.
카드 이름에 “사업자”나 “법인”이 붙어 있으면 왠지 전부 회사 비용처럼 느껴집니다. 하지만 실제로는 그렇지 않습니다.
사업자카드로 결제했더라도 개인적으로 쓴 돈이면 회사 비용으로 보기 어렵습니다. 반대로 대표 개인카드로 먼저 결제했더라도 실제로 회사 일을 위해 쓴 돈이고 자료가 잘 남아 있으면 정리할 수 있는 경우도 있습니다.
결국 중요한 것은 카드 이름이 아니라 돈을 쓴 이유였습니다.
제가 보기에는 작은 회사일수록 여기서 많이 섞입니다.
- 회사 카드로 가족 식사를 하는 경우
- 회사 카드로 개인 생활용품을 사는 경우
- 회사 물품과 개인 물품을 마트에서 같이 사는 경우
- 개인카드로 회사 물건을 급하게 먼저 사는 경우
이런 일이 한두 번은 생길 수 있습니다. 문제는 정리를 안 하고 넘어가는 것입니다.
특히 법인은 더 조심해야 한다고 느꼈습니다. 법인은 회사와 대표가 구분됩니다. 법인 돈은 대표 개인 돈이 아닙니다.
그래서 법인카드로 쓴 돈이 개인 용도라면 나중에 다시 정리해야 할 수 있습니다. 그냥 “영수증 있으니까 비용”이라고 넣어두면 나중에 더 피곤해질 수 있습니다.
영수증 옆에 한 줄을 남기는 습관
제가 현실적으로 해볼 수 있는 가장 쉬운 방법은 영수증 옆에 한 줄을 남기는 것입니다.
어려운 회계 지식이 없어도 됩니다. 그 돈을 왜 썼는지만 적어두면 됩니다.
식대라면 이렇게 적습니다.
- OO상사 미팅 식대
- 신규 거래처 제안 미팅
- 직원 야근 식대
물품 구입이라면 이렇게 적습니다.
- 사무실 커피머신 원두
- 제품 촬영 소품
- 사무실 프린터 토너
- 교육자료 출력용 용지
교통비나 주차비라면 이렇게 적습니다.
- 거래처 방문 주차비
- 현장 확인 이동
- 교육장 답사 교통비
이런 메모는 별것 아닌 것 같지만, 나중에 다시 볼 때 정말 도움이 됩니다.
반대로 영수증만 덩그러니 있으면 다시 기억을 더듬어야 합니다. 기억이 안 나면 세무사에게 설명하기도 어렵습니다.
비용처리는 절세보다 먼저 설명의 문제였습니다
사업을 하면서 저는 비용처리를 단순히 “세금을 줄이는 일”로만 보면 안 되겠다고 느꼈습니다.
먼저 설명이 되어야 합니다.
회사 일을 위해 쓴 돈이라는 설명이 되는 지출은 정리하기가 쉽습니다. 설명이 안 되는 지출은 영수증이 있어도 마음이 불편합니다.
그래서 제가 스스로에게 묻는 질문은 이것입니다.
“1년 뒤에 봐도 내가 이 돈을 왜 썼는지 설명할 수 있을까?”
설명할 수 있으면 괜찮습니다. 설명할 자신이 없으면 오늘 한 줄을 남겨야 합니다.
사장님이 바로 써먹을 체크리스트
다른 사장님들도 영수증을 모을 때 아래 질문만 같이 보시면 좋겠습니다.
- 이 지출은 회사 일 때문에 쓴 돈인가?
- 나중에 봐도 왜 썼는지 알 수 있는가?
- 식대라면 누구와 왜 먹었는지 남겼는가?
- 물품 구입이라면 회사에서 어디에 썼는지 알 수 있는가?
- 개인 지출이 회사 카드에 섞이지 않았는가?
- 사업자카드라고 무조건 비용으로 넣고 있지는 않은가?
- 세무사에게 영수증만 보내도 이해될 수 있는가?
- 설명이 부족하다면 한 줄 메모를 남겼는가?
한 줄 기록
영수증은 돈을 썼다는 증거이고, 회사 비용이라는 설명은 사장님이 남겨야 합니다.
저는 앞으로 영수증을 모으는 것에서 끝내지 않고, “왜 쓴 돈인지”를 같이 남기려고 합니다. 이 작은 습관이 나중에 세무사와 자료를 정리할 때 훨씬 큰 차이를 만들 것 같습니다.
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