‘전화로 바꿨잖아요’가 가장 비싼 말이 되는 순간: 납기·금액 변경 기록법
일을 시작한 뒤 고객이 기능 하나, 납품수량 하나를 더 요청합니다. 관계를 생각해 ‘그 정도는 해드리죠’라고 답했다가 납기와 비용이 함께 흔들리는 경우가 생깁니다.
계약 변경을 검토할 때는 누가 잘못했는지를 따지기 전에 원래 계약과 새 요청의 차이를 먼저 적는 편이 이해하기 쉽습니다. 변경 범위, 추가비용, 새 납기와 검수 기준을 한 화면에 놓으면 법무 담당자에게도 구체적으로 검토를 요청할 수 있습니다.
말로 한 합의도 사실관계에 따라 효력이 문제될 수 있지만, 분쟁이 생기면 무엇을 언제 합의했는지 입증하기가 어려울 수 있습니다.
1. 원계약을 한 장으로 줄여 놓습니다
견적서, 발주서, 계약서, 제안서가 서로 다르면 변경 요청을 판단할 기준부터 흔들립니다. 업무범위·수량·단가·납기·검수·지급조건을 원계약 요약표로 만듭니다.
최종 서명본과 이후 이메일을 시간순으로 놓고 어떤 문서가 우선하는지도 확인합니다.
- 원래 업무범위
- 수량·단가
- 납기·검수
- 지급조건
2. 요청과 합의를 구분합니다
고객이 메신저로 요청했다는 사실과 회사가 비용·일정을 포함해 수락했다는 사실은 다릅니다. 담당자가 ‘확인했습니다’라고 답한 문장이 단순 수신인지 승인인지 모호하지 않게 합니다.
내부 담당자에게 계약 변경 권한이 있는지도 정합니다. 현장 직원의 친절한 답변이 회사의 무제한 약속처럼 보이지 않게 합니다.
- 변경 요청자
- 회사 승인자
- 수락 범위
- 적용 시작일
3. 범위가 바뀌면 돈과 납기를 함께 바꿉니다
추가 작업만 적고 비용과 납기를 그대로 두면 나중에 무료 작업인지 서비스인지 다툼이 생깁니다. 변경으로 줄어드는 범위가 있다면 감액과 일정 단축도 함께 적습니다.
부가세, 운송비, 외주비처럼 총액 밖 항목도 다시 확인합니다.
- 추가·삭제 범위
- 증감 금액
- 새 납기
- 부가세·부대비용
4. 검수와 완료의 기준을 다시 씁니다
기능이나 수량이 바뀌면 완료 기준도 바뀝니다. 누가 언제 무엇을 확인하면 납품 완료인지, 수정요청은 몇 회·며칠 안에 할지 적습니다.
검수 확인 없이 다음 단계로 넘어가면 잔금과 하자 책임 시점도 불명확해질 수 있습니다.
- 검수 담당자
- 완료 기준
- 수정 횟수·기한
- 잔금 조건
5. 짧아도 변경합의서를 남깁니다
거창한 계약서를 새로 쓰기 어렵다면 원계약 번호, 변경 전후, 금액, 납기, 적용일, 양측 확인자를 담은 이메일이나 전자서명 문서를 남깁니다.
전화로 합의했다면 통화 뒤 요약메일을 보내고 상대방의 명시적 확인을 받습니다.
- 원계약 연결
- 변경 전후 표
- 양측 확인
- 버전·보관 위치
6. 대표가 오늘 한 장에 남길 결론
계약 변경 합의 관련 업무는 대표가 직접 결론을 내리기보다 확인된 사실, 아직 모르는 내용, 자료를 가진 사람과 다음 확인일을 한 장에 적어두면 전문가에게 검토를 요청하기 수월합니다.
직원이나 거래처에게 자료를 요청할 때도 “관련 자료 전부”라고 하기보다 계약, 금액, 날짜, 승인자처럼 이번 판단에 필요한 항목을 구체적으로 지정하는 편이 이해하기 쉽습니다. 전문가 답변을 받으면 적용 여부뿐 아니라 제외 사유와 다음에 같은 일이 생겼을 때의 기준도 함께 기록할 수 있습니다.
정리한 내용을 대표만 알고 끝내기보다 회계·영업·운영 담당자가 다음 거래에서 같은 기준을 사용할 수 있도록 체크리스트 위치와 최종 결정 내용을 공유하는 방식도 검토할 만합니다.
- 확인된 사실과 기준일
- 아직 받지 못한 원본자료
- 판단을 확인할 기관·전문가
- 확인 전에는 실행하지 않을 일
- 담당자와 다음 점검일
좋은 관계를 유지하려고 변경 요청부터 수행하고 비용과 납기는 나중에 이야기하는 일입니다.
“원계약과 변경 요청을 비교해 추가비용·납기·검수·해지에 미치는 영향을 검토하고, 짧은 변경합의서 문안을 확인해 주세요.”
7. 자주 묻는 질문과 공식 확인 창구
메신저 답장도 계약 변경이 될 수 있나요?
표현, 권한, 전후 맥락에 따라 다툼이 생길 수 있습니다. 중요한 변경은 별도 합의 문서로 명확히 합니다.
추가비용이 없으면 문서를 안 남겨도 되나요?
무료 변경이라도 범위와 납기, 검수 기준이 달라질 수 있으므로 기록을 남기는 편이 안전합니다.
상대방이 서명을 계속 미루면 먼저 작업해도 될까요?
리스크와 긴급성을 판단해야 합니다. 최소한 승인권자의 명시적 확인과 내부 승인 없이 착수하지 않는 기준을 정합니다.
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